Aandeelhouders- en bestuursvergaderingen ten tijde van het coronavirus

Op 23 maart jl. heeft het kabinet op basis van art. 7 Wet publieke gezondheid aanvullende maatregelen genomen in de aanpak van het coronavirus. Deze maatregelen zijn op 24 maart jl. verder uitgewerkt en schrijven onder andere voor dat alle samenkomsten zijn verboden tot in ieder geval 6 april en evenementen met een vergunnings– en meldplicht, ongeacht de grootte, zijn verboden tot 1 juni 2020. Uiterlijk 6 april wordt bekend gemaakt of het verbod op samenkomsten wordt verlengd. Handhaving van de maatregelen geschiedt door het uitdelen van boetes die kunnen oplopen tot EUR 4.000. 

De maatregelen kunnen gevolgen hebben voor reeds geplande of aankomende  vergaderingen van organen van NV’s en BV’s. Meer specifiek kunnen de maatregelen problematisch zijn voor het vaststellen van de jaarrekening (algemene vergadering), het benoemen of ontslaan van bestuurders en commissarissen (algemene vergadering) of het aangaan van bepaalde transacties (bestuur). Hieronder stellen wij de mogelijkheden aan de orde waarop besluitvorming door aandeelhouders-en bestuursvergaderingen kan plaatsvinden. 

I. Algemene vergadering

1. Klassieke fysieke vergadering
Nu de maatregelen toestaan om samenkomsten te houden die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van bedrijven of die wettelijk verplicht zijn, zou de algemene vergadering in fysieke vorm kunnen plaatsvinden. Daarvoor is dan wel vereist dat de samenkomst nodig is voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden, het aantal personen dat aan de vergadering deelneemt (aandeelhouders, vergadergerechtigden en bestuurders) kleiner is dan 100 en onderling 1,5 meter afstand bestaat tussen de deelnemende personen. Om het aantal personen in de vergadering te beperken, zouden aandeelhouders een schriftelijke volmacht (met steminstructie) kunnen afgeven.  

2. Elektronische deelname aan een algemene vergadering 
Sinds 1 januari 2007 kunnen aandeelhouders reeds elektronisch deelnemen aan de algemene vergadering, mits de statuten hierin voorzien. Gedacht kan worden aan deelname door middel van webcast of videoconferentie. 

Om op deze wijze een algemene vergadering te organiseren, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan: 

• de statuten moeten in elektronische deelname voorzien;
• aandeelhouders moeten via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd; 
• aandeelhouders moeten rechtstreeks kunnen kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering; en 
• aandeelhouders moeten het stemrecht kunnen uitoefenen. 

Deze voorwaarden gelden ook voor andere vergadergerechtigden zoals pandhouders en certificaathouders met vergaderrecht. Uitgangspunt is dat de voorzitter van de vergadering en de bestuurders en commissarissen fysiek aanwezig zijn op de vergaderlocatie.

Bij identificatie langs de elektronische weg kan gedacht worden aan de situatie waarin aandeelhouders inloggen op een besloten gedeelte van een website van de vennootschap aan de hand van een ontvangen toegangscode. De meeste vennootschappen zullen niet over deze mogelijkheid beschikken. Denkbaar is dat identificatie ook kan plaatsvinden doordat de vergadergerechtigden bij aanvang van de vergadering hun identificatiebewijs op beeld tonen aan de voorzitter.  

De voorwaarden dat aandeelhouders rechtstreeks moeten kunnen kennisnemen van de verhandelingen van de vergadering, alsmede het stemrecht moeten kunnen uitoefenen, brengen met zich mee dat de aandeelhouders in de gelegenheid moeten worden gesteld om op afstand de discussie te volgen en te stemmen. Het is niet vereist dat de aandeelhouders tevens via het elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de beraadslaging (het woord voeren) in de vergadering. De statuten kunnen echter anders bepalen.

Staan de statuten elektronische deelname niet toe, dan zullen de statuten moeten worden aangepast. Om een soepele elektronische wijze van vergaderen mogelijk te maken, zouden de statuten geen aanvullende voorwaarden voor elektronische deelname moeten bevatten. 

Inmiddels hebben verschillende belangenclubs gepleit voor het invoeren van een noodwet die het mogelijk maakt virtuele algemene vergaderingen te organiseren. In een virtuele vergadering wordt niet alleen vergaderd en gestemd via internet, maar er kan ook online kunnen worden gecommuniceerd en informatie worden uitgewisseld tussen de aandeelhouders. Zo’n noodwet is vooral van belang voor vennootschappen met een wijd verspreid aandelenbezit, zoals beursvennootschappen. 

3. Besluitvorming buiten vergadering
Besluitvorming door aandeelhouders kan ook op andere wijze dan in vergadering plaatsvinden, mits alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd. Bestuurders en commissarissen dienen in de gelegenheid te worden gesteld voorafgaand advies uit te brengen. In dat geval wordt van besluitvorming buiten vergadering gesproken en hoeven de vergadergerechtigden niet in persoon ergens te verschijnen.

II. Bestuursvergadering

1. Klassieke fysieke vergadering 
Ook bestuursvergaderingen vallen onder de reikwijdte van de maatregelen van het kabinet. In tegenstelling tot algemene vergaderingen zullen de maatregelen in mindere mate voor problemen zorgen, omdat aan bestuursvergaderingen in de regel een klein aantal personen deelneemt. Indien de vergadering nodig is voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden en voldoende afstand kan worden gehouden tussen de deelnemers, dan kunnen deze vergaderingen in fysieke vorm plaatsvinden.

2. Elektronische deelname aan bestuursvergaderingen
Er bestaat veel vrijheid om de wijze waarop een bestuursvergadering wordt gehouden statutair uit te werken. In de praktijk is een veelvoorkomende statutaire regeling dat het tot stand brengen van een gelijktijdige telefonische- of beeldverbinding met geluid voldoende is om een bestuursvergadering te vormen. Een dergelijke regeling zorgt ervoor dat besluitvorming en beraadslaging van het bestuur kan blijven plaatsvinden zonder dat de personen in een ruimte bij elkaar hoeven te komen. Fiscale aspecten kunnen hier een rol bij spelen. 

3. Besluitvorming buiten vergadering 
Indien de statuten niet voorzien in de mogelijkheid om via elektronische weg te vergaderen, is een alternatief dat het betreffende besluit buiten vergadering wordt genomen. De meeste statuten zullen hiervoor een regeling bevatten. 

Indien u naar aanleiding van het bovenstaande vragen heeft dan kunt u contact opnemen met Robrecht Timmermans, Jeslin Brunsting of één van onze andere ondernemingsrechtspecialisten.