Registro de UBO en los Países Bajos | Se acerca la fecha límite

¿Qué entidades están sujetas a registro?
Las entidades siguientes que hayan sido constituidas o establecidas en virtud de la legislación de los Países Bajos deben registrar la información sobre su UBO en el registro de UBO:

• sociedades de responsabilidad limitada (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, es decir, B.V.) y sociedades anónimas (naamloze vennootschap, es decir, N.V.), excluidas las que cotizan en bolsa y están sujetas a determinados requisitos de publicación, así como sus filiales directas e indirectas al 100 %;
• sociedades anónimas europeas (SE) y sociedades cooperativas europeas (SCE), con domicilio social en los Países Bajos;
• fundaciones (stichtingen), asociaciones (verenigingen), cooperativas (coöperaties) y mutualidades (onderlinge waarborgmaatschappijen); y
• sociedades colectivas (maatschappen), sociedades colectivas comerciales (vennootschappen onder firma, es decir, V.O.F.), sociedades comanditarias (commanditaire vennootschappen, es decir, C.V.), agrupaciones europeas de interés económico (EESV) y compañías navieras (rederij).

Los fondos de inversión (fondsen voor gemene rekening) están excluidos de este registro de UBO, aunque el 23 de abril de 2021 se publicó una propuesta legislativa (que introduce un registro de UBO específico para fideicomisos). Los fondos de inversión entran en el ámbito de ese registro

¿Quién puede ser considerado UBO?
El UBO es la persona física que, en última instancia, posee o controla la entidad. Puede haber más de un UBO. Se consideran UBO al menos las personas físicas siguientes:

• en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada (B.V.) o una sociedad anónima (N.V.):
  las personas físicas que posean o controlen la entidad (i) mediante la tenencia directa o indirecta de más del 25 % de las acciones/participaciones, los derechos de voto o la participación en la entidad, o (ii) por otros medios, como el derecho a nombrar a la mayoría de los miembros del consejo de administración de la entidad o la posibilidad de controlar de facto la entidad; 
   
• en el caso de una fundación, asociación, cooperativa o mutualidad:
  las personas físicas que posean o controlen la entidad (i) mediante la tenencia directa o indirecta de más del 25 % de la participación en la entidad, (ii) por tener la capacidad de emitir directa o indirectamente más del 25 % de los votos necesarios para aprobar un acuerdo de modificación de los estatutos sociales de la entidad, o (iii) por poder controlar de facto la entidad; 
   
• en el caso de una sociedad colectiva, sociedad colectiva comercial (V.O.F.), sociedad comanditaria (C.V.) o compañía naviera:
  las personas físicas que posean o controlen la entidad (i) mediante la tenencia directa o indirecta de más del 25 % de la participación en la entidad, (ii) por tener la capacidad de emitir directa o indirectamente más del 25 % de los votos necesarios para modificar el convenio que rige la entidad, o en materia de la aplicación de dicho convenio, si no es mediante actos de administración, en la medida en que el convenio ordene la aprobación de acuerdos por mayoría de votos emitidos, o (iii) por poder controlar de facto la entidad.

Esta enumeración es un mero ejemplo y no es exhaustiva. Si los recursos para determinar el UBO se han agotado en vano o si existe alguna duda sobre si una persona es realmente un UBO, las entidades deben registrar a todos sus administradores como UBO y las sociedades colectivas deben registrar a todos sus socios colectivos como UBO (en el caso de una sociedad comanditaria, el socio comanditario queda excluido a este respecto). Esto se conoce como «seudoUBO».

Nota: las modificaciones de la información del UBO deben presentarse en el registro de UBO neerlandés en el plazo de 7 días desde la entrada en vigor de las mismas.

¿Qué información hay que registrar?
La siguiente información relativa a un UBO estará disponible públicamente en el registro de UBO:

• nombre;
• mes y año de nacimiento;
• país de residencia;
• nacionalidad; y
• naturaleza y alcance del interés económico del UBO.

En relación con el alcance del interés económico del UBO, solo es necesario registrar un rango (>25 % hasta 50 % (no incluido), 50 % hasta 75 % (no incluido), o 75 % hasta 100 % (inclusive)). En otras palabras, no se registran números absolutos.

Además, la Unidad de Inteligencia Financiera neerlandesa (FIU Nederland) y otras autoridades competentes (todas ellas sujetas a una obligación de confidencialidad) tendrán también acceso a la información siguiente:

• día, lugar y país de nacimiento;
• domicilio;
• si se expide: el número de servicio al ciudadano (burgerservicenummer, BSN) y el     número de identificación fiscal extranjero (fiscaal identiteitsnummer, TIN);
• copias de los documentos que se utilicen para verificar la identidad del UBO; y
• copias de los documentos que justifiquen por qué el UBO cumple los requisitos como tal y que muestren la naturaleza y el alcance del interés económico del mismo.

¿Cómo debe registrarse la información del UBO en el registro de UBO?
La información antes mencionada sobre el/los UBO/s debe inscribirse en el registro de UBO, que está administrado por la Cámara de Comercio neerlandesa. El/los administrador/es o, en el caso de las sociedades colectivas, la dirección de los asuntos cotidianos está/n autorizado/s para inscribir la información del UBO en el registro de UBO de la Cámara de Comercio neerlandesa. La información del UBO puede presentarse electrónicamente o mediante copias impresas de la información y los documentos requeridos. Además, los notarios neerlandeses de derecho civil están autorizados para registrar o modificar la información del UBO.

¿Cuáles son las sanciones en caso de incumplimiento?
El incumplimiento de determinadas obligaciones con respecto a la ley de aplicación del registro de beneficiarios finales de sociedades y otras personas jurídicas (implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten) (la «Ley»), como los requisitos de inscripción de la información en el registro de UBO, la recopilación y actualización de la información por parte de las sociedades y otras entidades (jurídicas), o la obligación del UBO de proporcionar a las empresas y otras entidades (jurídicas) pertinentes la información del UBO, puede ser sancionado tanto administrativa como penalmente. La Cámara de Comercio neerlandesa facilita al Departamento de Cumplimiento Económico de las Autoridades Tributarias de los Países Bajos («BEH») toda la información necesaria de las entidades cuyos UBO no se inscriben a tiempo en el registro mercantil de la Cámara de Comercio neerlandesa. El BEH puede entonces enviar otro recordatorio. Si no hay respuesta, el BEH puede llevar a cabo investigaciones y, si es necesario, proceder a la ejecución. De acuerdo con el sistema de doble sanción, el BEH puede redactar informes oficiales (que se transmiten a la Fiscalía a efectos de ejecución penal) e imponer órdenes de multa y/o una orden sujeta a sanción por incumplimiento (para ejecución de carácter administrativo).

BUREN puede ayudarle con cualquier cuestión relacionada con las obligaciones impuestas por la Ley. Entre otras cosas, podemos ayudarle en el proceso de identificación del UBO, en la presentación de la información del UBO (o en la modificación de la información del UBO registrada) y también en la solicitud de acceso restringido a la información del UBO por razones de seguridad/privacidad.