27-11-2018

LET OP: aflopende termijnen jaarverslaggeving

Heeft u een B.V. waarvan het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar? Is de jaarrekening over 2017 nog niet opgemaakt en/of vastgesteld? Indien beide vragen bevestigend worden beantwoord, dan is nu de tijd om actie te ondernemen, want de deadlines die gelden voor het opmaken, vaststellen en deponeren van de jaarstukken naderen. Teneinde sancties te voorkomen is het van belang de geldende termijnen in acht te nemen. Daartoe worden hier kort de belangrijkste termijnen uiteengezet.

Opmaken
Het boekjaar van een Nederlandse rechtspersoon is gelijk aan het kalenderjaar, tenzij de statuten anders bepalen. De jaarrekening van een B.V. dient jaarlijks, binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, door het bestuur te worden opgemaakt en op het kantoor van de B.V. ter inzage gelegd te worden voor de aandeelhouders. Indien er een ondernemingsraad is, dient de jaarrekening tevens te worden toegezonden aan de ondernemingsraad. Deze termijn kan door de algemene vergadering wegens bijzondere omstandigheden worden verlengd met een termijn van maximaal vijf maanden.

Als gevolg van de inwerkingtreding van de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening is de wettelijke uitsteltermijn verkort van zes naar vijf maanden. Ook indien de statuten van uw B.V. nog bepalen dat verlenging met een termijn van maximaal zes maanden mogelijk is, geldt per 1 januari 2016 de hierboven genoemde dwingendrechtelijke uitsteltermijn van vijf maanden.

De bestuurders en (eventuele) commissarissen dienen de jaarrekening te ondertekenen. Bij het ontbreken van een handtekening van een bestuurder of commissaris moet de reden daarvan worden vermeld.

Vaststellen
De jaarrekening dient te worden vastgesteld binnen twee maanden nadat zij is opgemaakt. Uitgangspunt is dat de jaarstukken worden vastgesteld tijdens de algemene (jaar)vergadering. Dit is anders indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn en zij de jaarrekening ondertekend hebben. In dat geval geldt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en (eventuele) commissarissen tevens als vaststelling, mits (1) alle overige vergadergerechtigden in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en (2) zij met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd.

Deponeren
De jaarrekening dient binnen acht dagen na de vaststelling maar uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar te worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Indien de jaarrekening niet (tijdig) wordt vastgesteld, dient deze alsnog gedeponeerd te worden. Bij de openbaarmaking dient in dat geval meegedeeld te worden dat de jaarrekening niet (tijdig) is vastgesteld.

Sancties
Het niet (tijdig) publiceren van de jaarrekening kwalificeert als een strafbaar feit (economisch delict). Van belang is dat de jaarrekening binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar wordt gedeponeerd. De jaarrekening over 2017 dient uiterlijk op 31 december 2018 te zijn gedeponeerd. Let op: is de jaarrekening niet of te laat gedeponeerd en is uw B.V. failliet, dan staat het onbehoorlijk bestuur van de B.V. over de gehele linie (in algemene zin) vast en wordt tevens vermoed dat dit kennelijk onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Als gevolg daarvan zijn de bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden van de B.V. die niet betaald kunnen worden, tenzij zij kunnen aantonen dat tussen de onbehoorlijke taakvervulling en het faillissement geen verband bestaat.

Deadlines indien sprake is van een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar:

Deadlines zonder verlenging door algemene vergadering: