Coronavirus: Antworten auf Arbeitgeberfragen, Teil II

Das Coronavirus hat einen großen Einfluss auf das gesellschaftliche Leben. Diese Auswirkungen sind auch am Arbeitsplatz zu spüren. Die Empfehlung der Regierung lautet, die Mitarbeiter so viel wie möglich im Homeoffice arbeiten zu lassen und die Hygienemaßnahmen des RIVM zu befolgen. Trotz dieser und anderer Empfehlungen und Regeln bleiben viele Fragen offen. In einem früheren Alert haben wir bereits eine Reihe von Fragen von Arbeitgebern beantwortet. In diesem Alert werden wir auf eine Reihe weiterer Fragen eingehen.

Wegen des Coronavirus arbeiten viele Mitarbeiter im Homeoffice. Welche Pflichten hat der Arbeitgeber in Bezug auf das Homeoffice des Arbeitnehmers?
Ausgangspunkt ist die gesetzliche Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers, den Mitarbeitern eine sichere und gesunde (Arbeits-)Umgebung zu bieten.  Diese Sorgfaltspflicht gilt auch für die Arbeit im Homeoffice, jedoch sind die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften in dieser Situation etwas lockerer. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass das Homeoffice ergonomisch eingerichtet ist. Konkret bedeutet dies, dass der Arbeitgeber zu prüfen hat, dass der Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist. Wenn dies nicht der Fall ist, hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass die richtige Ausstattung, wie z. B. ein geeigneter Stuhl oder Schreibtisch, bereitgestellt wird. Die Verpflichtung, für eine ergonomische Ausstattung des Arbeitsplatzes zu sorgen, gilt jedoch nicht, wenn dies dem Arbeitgeber nicht zumutbar ist (Artikel 5.4 der Verordnung über die Arbeitsbedingungen – Arbeidsomstandighedenbesluit), z. B. wenn die Arbeit nur gelegentlich für kurze Zeit im Homeoffice ausgeführt wird. Sollte die Homeoffice-Maßnahme über den 28. April hinaus verlängert werden, gehen wir davon aus, dass ein Arbeitgeber, dessen Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten müssen, prinzipiell verpflichtet ist, die Vorschriften über die Arbeitsbedingungen (arboregels) einzuhalten. Als guter Arbeitgeber und gemäß den Verpflichtungen, die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ergeben, muss der Arbeitgeber gewisse Maßnahmen ergreifen. Wie weit dies geht, ist von Situation zu Situation unterschiedlich und hängt davon ab, was vom Arbeitgeber angemessenerweise verlangt werden kann.

Wir raten, die Mitarbeiter jetzt über die Einrichtung ihres Homeoffice (z. B. eine separate Tastatur oder Maus) und die Arbeit (z. B. Pausen, Bewegung und die Bedeutung einer guten Arbeitshaltung) zu informieren. Wenn die aktuelle Situation noch (viel) länger anhält, kann vom Arbeitgeber mehr erwartet werden. Zum Beispiel könnten Arbeitgeber Checklisten verteilen, anhand derer die Mitarbeiter beurteilen können, ob ihr Homeoffice für die Arbeit geeignet ist. Zudem könnte Mitarbeitern die Möglichkeit geboten werden, das Homeoffice aus der Ferne durch Bilder/ Videos überprüfen zu lassen, und gegebenenfalls die Möglichkeit bieten, Ausstattungsmaterialien (wie z. B. einen Bürostuhl) vorübergehend vom Büro in die Wohnung des Mitarbeiters zu bringen.

Wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, ist es schwieriger als sonst, festzustellen, was sie tun. Welche Möglichkeiten hat der Arbeitgeber zu prüfen, ob der Arbeitnehmer im Homeoffice tatsächlich arbeitet?
Arbeit im Homeoffice bedeutet, dass es für den Arbeitgeber schwieriger als sonst ist, die Arbeit der Mitarbeiter zu überwachen und damit die Produktivität sicherzustellen. Der Arbeitgeber hat jedoch mehrere Möglichkeiten zu überprüfen, ob der/die Mitarbeiter(in) im Homeoffice tatsächlich arbeitet. Zum einen ist es ratsam, mit dem/der Mitarbeiter(in) klare Vereinbarungen darüber zu treffen, was voneinander erwartet wird, z. B.: wie viele Stunden in welchem Zeitfenster zu erbringen sind, welche Ziele erreicht werden müssen, was von den Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Erreichbarkeit erwartet wird usw.

Die Kontrolle und Überwachung der Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen kann z. B. in Form der Berichterstattung erfolgen. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern auch Anweisungen zur Arbeit im Homeoffice geben. Wenn Mitarbeiter den Anweisungen nicht Folge leisten, können Maßnahmen ergriffen werden. Welche Maßnahmen angemessen sind, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Kurzum, der Rat lautet, zumindest klar zu sagen und mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, was von ihm/ihr im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice erwartet wird. Die Mitarbeiter sollten diese Anweisungen befolgen, solange sie angemessen sind und die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigen.

Arbeitgeber können auch Software einsetzen, um die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zu überwachen (sogenannte Personalüberwachungssysteme). Hier muss jedoch die Privatsphäre der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Die Überwachung von Mitarbeitern muss die strengen Auflagen der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) und des AVG-Umsetzungsgesetzes (UAVG) erfüllen. Die wichtigsten Bedingungen sind auf der Website der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) aufgeführt.

Wenn der Arbeitgeber Verhaltensregeln für die Internet- und E-Mail-Nutzung hat, ist es ratsam, darauf hinzuweisen, dass diese auch für das Homeoffice gelten und dass auf diese Weise ggf. auch kontrolliert werden kann, ob die Homeoffice-Regeln eingehalten werden. Beachten Sie auch, dass jede vom Arbeitgeber beabsichtigte Entscheidung, ein Personalüberwachungssystem einzurichten, zu ändern oder zu entfernen, der Zustimmung des Betriebsrats unterliegen kann.

Der Urlaub vieler meiner Mitarbeiter wurde gestrichen oder kann aufgrund der aktuellen Situation nicht genommen werden. Können Mitarbeiter ihre bereits genommenen Urlaubstage zurücknehmen?
Da nun viele Urlaubspläne nicht mehr umgesetzt werden können, werden viele Mitarbeiter ihre bereits genommenen Urlaubstage zurückziehen wollen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt (wenn die Pandemie unter Kontrolle ist) nutzen zu können. Es kann für den Arbeitgeber nachteilig sein, einem solchen Antrag stattzugeben. Die Hauptregel in Bezug auf Urlaubstage ist, dass es dem/der Arbeitnehmer(in) freisteht, Urlaubstage zu nehmen, wann immer er möchte.

Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, einem Antrag auf Streichung der Urlaubstage stattzugeben. Dabei spielt die Redlichkeit eine Rolle: Die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen gegeneinander abgewogen werden. Wenn der Arbeitgeber zum Beispiel Arbeit für den/die Arbeitnehmer(in) hat, ist es möglicherweise nicht redlich oder angemessen, den/die Arbeitnehmer(in) an seinen/ihren ursprünglichen Urlaubsantrag zu halten. Andererseits kann in der Situation, dass der Arbeitgeber bereits eine Ersatzkraft eingestellt hat, die den/die Arbeitnehmer(in) während seines Urlaubs ersetzt, genau das Gegenteil gelten.

Das Risiko, dass in der (nahen) Zukunft viele Arbeitnehmer zur gleichen Zeit Urlaub nehmen wollen, kann ebenfalls ein Grund für den Arbeitgeber sein, den Antrag abzulehnen. In den meisten Fällen werden die besten Ergebnisse sowohl für den Arbeitgeber als auch für den/die Arbeitnehmer(in) erzielt, wenn in gegenseitiger Absprache eine "maßgeschneiderte" Lösung gesucht wird. Dies kann z.B. die Möglichkeit beinhalten, den Urlaub teilweise zu streichen und teilweise zu belassen, oder eine andere Lösung, der beide Parteien zustimmen können.

Wenn wir Ihnen behilflich sein können oder wenn Sie Fragen zu den oben genannten Punkten haben, wenden Sie sich bitte an Suzan van de Kam oder einen unserer anderen Arbeitsrechtsspezialisten.

Stellen Sie Ihre Fragen gerne in eigener Sprache? Dann steht unsere Leiterin des German Desks Friederike Henke Ihnen zur Verfügung - nehmen Sie gerne Kontakt auf:

Friederike Henke
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Telefon: +31 6 475 82 658