Coronavirus: antwoorden op werkgeversvragen, deel II

Het coronavirus heeft een grote impact op het maatschappelijk leven. Deze impact is ook te voelen op de werkvloer. Het advies van de Rijksoverheid is om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken en de hygiënemaatregelen van het RIVM op te volgen. Ondanks deze adviezen en regels blijven er veel vragen over. In een eerdere alert beantwoordden wij al een aantal werkgeversvragen. In deze alert komt nog een aantal vragen aan bod. 

Wegens het coronavirus werken veel werknemers thuis. Welke verplichtingen heeft de werkgever met betrekking tot de thuiswerkplek van de werknemer?
Uitgangspunt is dat op werkgevers een wettelijke zorgplicht rust om werknemers een veilige en gezonde (werk)omgeving te bieden.  Deze zorgplicht geldt ook bij thuiswerken, al zijn de Arboregels in deze situatie iets soepeler. Werkgevers dienen zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. Concreet houdt dit in dat de werkgever erop moet toezien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht en als dit niet het geval is, zorgdraagt voor de juiste arbeidsmiddelen zoals een ergonomische stoel of bureau. De verplichting om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte werkplek geldt echter niet indien dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd (artikel 5.4 Arbeidsomstandighedenbesluit), bijvoorbeeld wanneer slechts incidenteel voor korte tijd thuis wordt gewerkt. Mocht besloten worden om de thuiswerk-maatregel ook na 28 april a.s. te verlengen, dan gaan wij ervan uit dat een werkgever van wie de werknemers thuis moeten werken in beginsel gehouden is de Arboregels na te komen. Als goed werkgever en uit hoofde van de verplichtingen die voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet zullen werkgevers in actie moeten komen. Hoe ver dit gaat, verschilt per situatie en hangt af van wat redelijkerwijs van werkgevers kan worden gevergd. Ons advies is om werknemers nu alvast te informeren over de inrichting van hun thuiswerkplek (zoals een los toetsenbord of losse muis) en het werk (zoals het nemen van pauzes, lichaamsbeweging en het belang van een goede werkhouding). Mocht de huidige situatie (veel) langer voortduren, dan zal mogelijk meer van de werkgever kunnen worden verwacht. Werkgevers zouden in dat geval bijvoorbeeld checklists rond kunnen sturen aan de hand waarvan werknemers zelf kunnen controleren of hun thuiswerkplek arboproof is of werknemers aan kunnen bieden om de thuiswerkplek op afstand te controleren door middel van foto’s/ film en, mocht daartoe aanleiding zijn, de mogelijkheid bieden om materialen (zoals een bureaustoel) tijdelijk van kantoor te verplaatsen naar de woning van de werknemers. 

Indien werknemers thuis werken, is het moeilijker dan gebruikelijk om vast te stellen waar zij zich mee bezig houden. Welke mogelijkheden heeft de werkgever om te controleren of de werknemer inderdaad thuis aan het werk is?
Thuiswerken brengt met zich dat het voor de werkgever moeilijker is dan gebruikelijk om toezicht te houden op de werkzaamheden van de werknemers en daarmee de productiviteit te waarborgen. De werkgever heeft echter een aantal mogelijkheden om te controleren of de werknemer inderdaad thuis aan het werk is. Ten eerste is het advies om duidelijke afspraken te maken met de werknemer over wat over en weer van elkaar wordt verwacht, bijvoorbeeld: welke uren moeten binnen welke tijdsmarge gemaakt moeten worden, welke doelen moeten worden bereikt, wat wordt van werknemers verwacht in verband met bereikbaarheid, etc. Controle en toezicht op de naleving van de gemaakte afspraken kan bijvoorbeeld in de vorm van een rapportage. Werkgevers kunnen ook instructies geven aan hun werknemers in verband met thuiswerken. Als werknemers zich niet aan de instructies houden, kunnen er maatregelen worden genomen. Welke maatregelen passend zijn hangt af van de omstandigheden van het geval. Kortom, advies is om in ieder geval duidelijk aan te geven en met de werknemer af te stemmen wat van de werknemer in het kader van thuiswerken wordt verwacht. Werknemers dienen deze instructies op te volgen, mits redelijk en rekening houdend met de belangen van de werknemers.

Werkgevers kunnen daarnaast gebruik maken van software om de werkzaamheden van hun werknemers te controleren (zogenaamde personeelsvolgsystemen). Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de privacy van de werknemers. De controle van werknemers dient te voldoen aan de strenge voorwaarden uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). De belangrijkste voorwaarden heeft de Autoriteit Persoonsgegevens opgesomd op haar website. Indien bij de werkgever een gedragscode internet en e-mailgebruik van toepassing is advies om aan te geven dat deze gedragscode ook voor thuiswerken geldt en dat op deze wijze ook kan worden gemonitord of de regels voor thuiswerken in acht worden genomen indien daartoe aanleiding bestaat. Let er daarbij nog op dat elk door de ondernemer voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een personeelsvolgsteem onderworpen kan zijn aan het instemmingsrecht van de OR.

De vakantie van veel van mijn werknemers is geannuleerd, of kan door de huidige situatie niet doorgaan. Mogen werknemers hun eerder opgenomen vakantiedagen daarom intrekken?
Nu veel vakantieplannen geen doorgang meer kunnen vinden, zullen veel werknemers hun al opgenomen vakantiedagen willen intrekken, zodat deze op een later moment (als de pandemie onder controle is) kunnen worden ingezet. Voor de werkgever kan het nadelig zijn om een dergelijk verzoek in te willigen. Hoofdregel ten aanzien van vakantiedagen is dat het de werknemer vrij staat om wanneer hij wenst vakantie op te nemen. Toch is de werkgever niet gehouden om een verzoek tot intrekking van de vakantiedagen in te willigen. Hierbij speelt de redelijkheid een rol: de belangen van werkgever en werknemer dienen tegen elkaar te worden afgewogen. Als een werkgever bijvoorbeeld werk beschikbaar heeft voor de werknemer, is het wellicht niet redelijk om de werknemer aan zijn oude vakantieverzoek te houden. Daarentegen kan in de situatie dat de werkgever al een vervanger heeft aangetrokken om de werknemer gedurende zijn vakantie te vervangen, juist het tegenovergestelde gelden. Ook het risico dat in de (nabije) toekomst veel werknemers tegelijkertijd vakantiedagen zullen willen opnemen, kan een reden zijn voor de werkgever om het verzoek te weigeren. In de meeste gevallen zal het voor zowel werkgever als werknemer de beste resultaten opleveren om in onderling overleg op zoek te gaan naar een oplossing ‘op maat’. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de mogelijkheid om de vakantiedagen deels in te trekken en deels te laten staan, of een andere oplossing waarin beide partijen zich kunnen vinden.