Coronavirus: das Wie und Was der Home-Office-Regelungen | Antworten auf Arbeitgeberfragen, Teil V

Seit dem 19. Juli 2021 rät die niederländische Regierung Arbeitnehmern erneut dazu, von zu Hause aus zu arbeiten. Diese Regelung wird voraussichtlich am 20. September 2021 auslaufen. Ob die Regierung das Home-Office auch nach Ablauf dieses Enddatums weiter nahelegen wird, ist noch unklar.

Viele Arbeitgeber deuten an, dass sie künftig und auch dann noch, wenn sich die Corona-Situation normalisieren wird, von ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie zumindest teilweise im Home-Office arbeiten. Doch wie können Arbeitgeber eine effektive Home-Office-Regelung einrichten? Im Folgenden finden Sie hierzu einige Antworten.

Welche Aspekte können Arbeitgeber in eine Home-Office-Vereinbarung aufnehmen?
Natürlich hat jeder Arbeitgeber seine eigenen Bedürfnisse und Interessen, auch wenn es um das Home-Office geht. Dennoch gibt es eine Reihe grundlegender Fragen, die für (fast) jeden Arbeitgeber nützlich sein können. So können beispielsweise folgende Punkte in einer Home-Office-Vereinbarung berücksichtigt werden:

• Nicht alle Berufe eignen sich für ein Arbeiten im Home-Office. Um Verwirrung oder sogar potenzielle Konflikte zu vermeiden, sollten Arbeitgeber klar angeben, welche Gruppen von Arbeitnehmern (teilweise) im Home-Office arbeiten können und welche nicht.
   
• Anzahl der Home-Office-Tage: Auch hier ist es wichtig, im Voraus festzulegen, wie viele Tage die Arbeitnehmer im Home-Office in Anspruch nehmen können, um Klarheit zu schaffen. Eine Überlegung kann dabei sein, wie viele Tage der Arbeitgeber seine Mitarbeiter mindestens am Arbeitsplatz sehen möchte, um z. B. die Entfernung zur Arbeit und zu den Kollegen nicht zu groß werden zu lassen.
   
• Erreichbarkeit: Wenn Arbeitnehmer im Home-Office arbeiten, sind sie im Allgemeinen weniger leicht "erreichbar". Es lohnt sich daher, Vereinbarungen über die Erreichbarkeit zu treffen: Zu welchen Zeiten soll der Arbeitnehmer (telefonisch) für den Arbeitgeber und für Kunden und Kollegen erreichbar sein? Gehört dazu zum Beispiel eine Mittagspause? 
   
• Kontrolle: Die Kontrolle ist eine Erweiterung der Erreichbarkeit. Arbeitgeber haben natürlich ein Interesse daran zu wissen, was ihre Arbeitnehmer im Home-Office tun. In der Home-Office-Vereinbarung kann festgelegt werden, was vom Arbeitnehmer erwartet wird: zu leistende Arbeitsstunden, zu erreichende Ziele usw. Der Arbeitgeber kann auch eine Software einsetzen, um zu überwachen, was die Mitarbeiter hinter ihren Computern tun. Bei der Überwachung von Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber stets die Anforderungen der Datenschutzgesetze einhalten. In einem früheren Artikel haben wir ausführlicher über die Überwachung von Mitarbeitern geschrieben.
   
• Ausrüstung und/oder Zuschüsse: Während der derzeitigen Wirtschaftskrise haben viele Arbeitgeber in die Ausrüstung für ihre Mitarbeiter investiert, die gezwungen waren, von zuhause aus zu arbeiten. Viele Arbeitgeber haben auch einen Zuschuss gewährt, damit die Arbeitnehmer in ein eigenes Büro zuhause investieren können und/oder um die private Nutzung ihrer eigenen Geräte zu kompensieren. Eine Home-Office-Vereinbarung kann etwaige (dauerhafte) Ansprüche auf (betriebliche) Ressourcen und/oder Entschädigungen enthalten, so dass für den Arbeitnehmer klar ist, worauf er in diesem Zusammenhang Anspruch hat und worauf nicht.
   
• Ausrüstung sowie Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen: Arbeitgeber haben die gesetzliche Pflicht, ihren Mitarbeitern eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung zu bieten. Obwohl die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften für die Arbeit im Home-Office etwas lockerer sind, gilt die Sorgfaltspflicht auch für den Arbeitsplatz zuhause. Im Prinzip muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Grundsätzlich gilt: Je länger und strukturierter die Arbeit zuhause erledigt wird, desto mehr kann dem Arbeitgeber zugemutet werden. Es ist eine gute Sache, Regeln und Vereinbarungen über einen sicheren und ergonomischen Arbeitsplatz in die Home-Office-Vereinbarung aufzunehmen. Eine Vereinbarung hierzu kann auch die Möglichkeit beinhalten, den Arbeitsplatz zuhause von einem Experten für Gesundheit und Sicherheit überprüfen zu lassen. In diesem früheren Artikel sind wir näher auf die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften im Zusammenhang dem Home-Office eingegangen.
   
• Geheimhaltung: Im Prinzip hat der Arbeitgeber im Betrieb die Kontrolle darüber, wer welche (sensiblen) Informationen über sein Unternehmen erhält. Wenn der Arbeitnehmer im Home-Office arbeitet, verliert der Arbeitgeber einen großen Teil dieser Kontrolle. Denken Sie zum Beispiel an den Angestellten, der ein Telefongespräch mit einem Kunden bei offenem Küchenfenster führt, so dass die Nachbarn es hören können. Oder ein Angestellter, der sich in seinem Lieblingscafé mit seinem Arbeitslaptop hinsetzt, ohne sich bewusst zu sein, dass jeder Passant auf seinen Bildschirm schauen kann. Legen Sie daher klar fest, wie die Mitarbeiter mit Unternehmensinformationen umgehen sollen, wenn sie zu Hause arbeiten.
   
• Sanktionen: Schließlich können Sanktionen in die Home-Office-Vereinbarung aufgenommen werden, die für den Fall verhängt werden können, dass sich der Arbeitnehmer nicht an die Home-Office-Vereinbarung hält, z. B. darf er dann nicht mehr im Home-Office arbeiten.

Sollte der Betriebsrat an der Gestaltung der Home-Office-Vereinbarung beteiligt werden?
Die Antwort auf diese Frage lautet in den meisten Fällen ja. Da Themen wie Arbeitszeit, Arbeitsbedingungen und Arbeitnehmerüberwachung grundsätzlich in den Zuständigkeitsbereich des Betriebsrats fallen, kommt schnell das Zustimmungsrecht des § 27 BetrVG ins Spiel. Auch das Beratungsrecht nach § 25 dieses Gesetzes kann von Bedeutung sein, beispielsweise wenn im Zusammenhang mit der Arbeit von zu Hause aus erhebliche Investitionen getätigt werden. Weitere Informationen über die (mögliche) Beteiligung des Betriebsrats finden Sie in diesem Artikel. 

Welche steuerlichen Aspekte sollte der Arbeitgeber bei der Ausarbeitung einer Home-Office-Vereinbarung berücksichtigen?
Neben den arbeitsrechtlichen Aspekten des Home-Office sind auch die möglichen steuerlichen Folgen von Bedeutung. So fallen z. B. Werkzeuge, Computer, Mobiltelefone und ähnliche Geräte unter die gezielten Ausnahmen, wenn sie nach vernünftiger Einschätzung des Quellensteuerpflichtigen notwendig sind oder wenn sie zu mindestens 90 % für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Voraussetzung für die Anwendung der gezielten Freistellung ist, dass der Arbeitnehmer diese Gegenstände oder einen Teil der Vergütung zurückgeben muss, wenn er sie nicht mehr für seine Arbeit benötigt. Für Geschäftsführer oder Aufsichtsräte gelten zusätzliche Anforderungen.
 
Auch die Erstattung, Bereitstellung oder Bereitstellung bestimmter technischer Arbeitsmittel kann unter bestimmten Umständen von der Steuer befreit werden. Die Steuerbehörden sind der Ansicht, dass die angestrebte Befreiung nicht gilt, wenn vom Arbeitnehmer ein persönlicher Beitrag verlangt wird.
 
Auch Reisekostenerstattungen sollten sorgfältig geprüft werden, da diese manchmal möglich bleiben.

Für andere Kosten im Zusammenhang mit dem Home-Office kann der Arbeitgeber die Freiräume der Arbeitskostenregelung in Anspruch nehmen.
 
Es wird erwartet, dass am Prinsjesdag neue Maßnahmen im Hinblick auf eine gezielte Befreiung von der Lohnsteuer für die Erstattung von Home-Office-Kosten als Teil des Gesetzentwurfs zum Steuerplan 2022 angekündigt werden. Auch die Freigrenze würde sich erhöhen. Wir werden Sie auf dem Laufenden halten.
 
Wenn wir Ihnen bei der Ausarbeitung oder Beurteilung Ihrer Home-Office-Vereinbarung behilflich sein können oder wenn Sie Fragen in diesem Zusammenhang haben, wenden Sie sich bitte an Suzan van de Kam oder einen unserer anderen Arbeitsrechtsexperten. Bei Steuerfragen wenden Sie sich bitte an Peter van Dijk oder einen der anderen Steuerrechtsspezialisten unserer Kanzlei.

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