Coronavirus: het hoe en wat van de thuiswerkregeling | antwoorden op werkgeversvragen, deel V

Sinds 19 juli jl. is het dringende advies van de overheid weer om thuis te werken, tenzij het niet anders kan. Naar verwachting vervalt dit advies per 20 september a.s. Veel werkgevers geven aan dat zij verwachten dat hun werknemers deels thuis zullen blijven werken, ook wanneer de situatie rondom het coronavirus is genormaliseerd. 
In eerdere alerts schreven wij al kort over thuiswerken. In deze alert gaan wij dieper in op dit onderwerp en bespreken wij hoe werkgevers een effectieve thuiswerkregeling kunnen opstellen.

Welke zaken kunnen werkgevers in een thuiswerkregeling opnemen? 
Uiteraard hebben alle werkgevers hun eigen specifieke behoeftes en belangen, ook als het op een thuiswerkregeling aankomt. Toch is er een aantal basiszaken aan te wijzen die voor (vrijwel) elke werkgever van pas kunnen komen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de volgende punten:

• Functies/functiegroepen die in aanmerking komen voor thuiswerken: niet alle functies lenen zich voor thuiswerken. Om verwarring of zelfs potentiële conflictsituaties te voorkomen is het handig als werkgevers duidelijk aangeven welke groepen werknemers wel, en welke groepen werknemers niet (deels) thuis kunnen werken.
   
• Aantal thuiswerkdagen: wederom in het kader van duidelijkheid is het van belang om vooraf vast te leggen hoeveel thuiswerkdagen werknemers kunnen benutten. Hierbij kan een overweging zijn hoeveel dagen de werkgever zijn werknemers graag minimaal op de werkvloer wil zien, bijvoorbeeld om te voorkomen dat de afstand tot het werk en de collega’s te groot wordt.
   
• Bereikbaarheid: als werknemers thuiswerken zijn ze over het algemeen minder makkelijk ‘binnen handbereik’. Het loont daarom om afspraken te maken over bereikbaarheid: tussen welke uren dient de werknemer (telefonisch) bereikbaar te zijn voor de werkgever en voor cliënten en collega’s? Wordt hierbij bijvoorbeeld een lunchpauze in acht genomen?
   
• Controle: in het verlengde van bereikbaarheid ligt controle. Werkgevers hebben er vanzelfsprekend belang bij om te weten wat hun thuiswerkende werknemers zoal doen. In de thuiswerkregeling kan worden vastgelegd wat er van de werknemer wordt verwacht: te maken uren, te bereiken doelen, etc. Ook kunnen werkgevers gebruikmaken van software om te monitoren waarmee werknemers zich achter hun computer bezighouden. Bij controle van werknemers dienen werkgevers te allen tijde de eisen uit de privacywetgeving in acht te nemen. Wij schreven uitgebreider over monitoring van werknemers in een eerdere alert.
   
• Materieel en/of vergoedingen: gedurende de huidige coronacrisis hebben veel werkgevers geïnvesteerd in materieel voor hun werknemers die noodgedwongen thuis zaten. Ook is door veel werkgevers een vergoeding verstrekt zodat werknemers zelf in hun thuiswerkplek konden investeren en/of om privégebruik van eigen materieel te compenseren. In de thuiswerkregeling kunnen eventuele (blijvende) aanspraken op (bedrijfs)middelen en/of vergoeding worden opgenomen, zodat voor de werknemer duidelijk is waar hij in dit kader wel en niet recht op heeft.
   
• Inrichting en Arbo-vereisten: op werkgevers rust een wettelijke zorgplicht om werknemers een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. De Arboregels zijn ten aanzien van thuiswerken weliswaar iets soepeler, maar de zorgplicht geldt ook ten aanzien van de thuiswerkplek. Zo dient de werkgever in principe zorg te dragen voor een ergonomische werkplek. In beginsel geldt: hoe langer en structureler wordt thuisgewerkt, hoe meer van de werkgever mag worden verwacht. Het is een goede zaak om regels en afspraken omtrent een veilige en ergonomisch werkplek op te nemen in de thuiswerkregeling. In de thuiswerkregeling kan ook de mogelijkheid worden opgenomen om een controle van de thuiswerkplek door een Arbodeskundige te laten plaatsvinden. In deze eerdere alert gingen wij dieper in Arboregels in de context van thuiswerken.
   
• Geheimhouding: op de werkvloer heeft de werkgever in principe controle over wie welke (gevoelige) informatie over zijn onderneming opvangt. Maar indien de werknemer thuiswerkt, verliest de werkgever een belangrijk deel van deze controle. Denk bijvoorbeeld aan de werknemer die een telefoongesprek met een cliënt voert met het keukenraam open, zodat de buren mee kunnen luisteren. Of een werknemer die in zijn favoriete café gaat zitten met zijn werklaptop, zonder zich ervan bewust te zijn dat iedere passant op zijn scherm kan kijken. Leg daarom duidelijk vast op welke manier werknemers om dienen te gaan met bedrijfsinformatie tijdens het thuiswerken.
   
• Sancties: tot slot kunnen er sancties in de thuiswerkregeling worden opgenomen die kunnen worden opgelegd voor het geval de werknemer zich niet aan de thuiswerkregeling houdt, bijvoorbeeld dat de werknemer niet langer thuis mag werken.

Moet de OR betrokken worden bij het tot stand komen van de thuiswerkregeling? 
Het antwoord op deze vraag zal in de meeste gevallen bevestigend zijn. Omdat onderwerpen als werktijden, arbeidsomstandigheden en het volgen van werknemers in principe binnen het domein van de OR vallen, komt het instemmingsrecht van artikel 27 Wet op de ondernemingsraden al snel aan bod. Ook het adviesrecht van artikel 25 van deze wet kan relevant zijn, bijvoorbeeld als sprake is van een belangrijke investering in het kader van het thuiswerken. Zie voor meer informatie over de (mogelijke) betrokkenheid van de OR deze alert.
 
Met welke fiscale aspecten moet de werkgever rekening houden bij het opstellen van een thuiswerkregeling? 
Naast de arbeidsrechtelijke aspecten van het thuiswerken zijn ook de mogelijke fiscale consequenties van belang. Zo vallen gereedschappen, computers, mobiele telefoons en vergelijkbare instrumenten onder de gerichte vrijstellingen indien deze naar het redelijke oordeel van de inhoudingsplichtige noodzakelijk zijn, of als zij voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt. Voorwaarde voor toepassing van de gerichte vrijstelling is ook dat de werknemer deze zaken, of (een deel van) de vergoeding, terug moet geven wanneer ze niet meer nodig zijn voor het werk. Voor bestuurders of commissarissen gelden aanvullende eisen.
 
Ook het vergoeden, verstrekken of ter beschikkingstellen van bepaalde Arbo-technische voorzieningen kan onder omstandigheden gericht vrijgesteld zijn. De Belastingdienst is van mening dat de gerichte vrijstelling niet van toepassing is indien een eigen bijdrage van de werknemer wordt gevraagd.
 
Ook moet goed worden gekeken naar de reiskostenvergoedingen, deze blijven soms mogelijk.
 
Voor overige aan thuiswerken gerelateerde kosten kan de werkgever mogelijk gebruik maken van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
 
Naar verwachting zullen op Prinsjesdag nieuwe maatregelen worden aangekondigd ten aanzien van een gerichte vrijstelling in de loonbelasting voor de vergoeding van thuiswerkkosten, als onderdeel van het Wetsvoorstel Belastingplan 2022. Ook zou sprake zijn van een verhoging van de vrije ruimte. Wij zullen u daarvan op de hoogte houden.
 
Indien wij behulpzaam kunnen zijn met het opstellen of beoordelen van uw thuiswerkregeling of indien u naar aanleiding van het bovenstaande vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met Suzan van de Kam of één van onze andere arbeidsrechtspecialisten. Voor fiscale vragen kunt u terecht bij Peter van Dijk of één van de andere specialisten fiscaal recht van ons kantoor.