Recente ontwikkelingen UBO-register in Nederland

Eerder dit jaar hebben we u geïnformeerd over de beoogde invoering van een register voor uiteindelijke belanghebbenden (ultimate beneficial owner, afgekort UBO) in Nederland (het “UBO-register”), ter implementatie van Richtlijn (EU) 2018/843 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2018 tot wijziging van onder meer Richtlijn (EU) 2015/849 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering.

Op 4 oktober jl. is gepubliceerd (i) de nota naar aanleiding van het verslag UBO-register en (ii) de nota van wijziging op het wetsvoorstel dat bekend staat als de Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten. Enkele dagen daarvoor (op 2 oktober jl.) heeft de Minister van Financiën bovendien een brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal gestuurd met betrekking tot het bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering. Deze documenten verschaffen een beter inzicht in de recente ontwikkelingen ten aanzien van (de implementatie van) het UBO-register.

Aanvullende maatregelen ter bescherming van de privacy van UBO’s
In eerste instantie zullen raadplegers van het UBO-register zich nog kunnen registeren met een zelfgekozen naam en wachtwoord, zonder robuuste verificatie van de identiteit. In de nota naar aanleiding van het verslag UBO-register, is aangegeven dat de vaststelling van de betrouwbaarheid van de identiteit van de raadpleger verhoogd wordt. In het kader van de ‘Wet digitale overheid’ worden identificatiemiddelen ontwikkeld die ook gebruikt kunnen gaan worden bij de afname van UBO-informatie. Daarnaast is in dezelfde nota naar aanleiding van het verslag aangegeven dat het voor UBO’s op termijn mogelijk zal zijn inzicht te krijgen in hoe vaak hun informatie wordt geraadpleegd. Raadplegingen door de Financiële inlichtingen eenheid en bevoegde autoriteiten zijn hiervan uitgezonderd.

Bij registratie van de UBO-informatie, zullen vennootschappen en andere juridische entiteiten overigens de mogelijkheid hebben om direct te opteren voor het afschermen van deze informatie.

Verduidelijking wie (pseudo-)UBO is
Verder is bijvoorbeeld een nadere uitleg gegeven omtrent het begrip UBO (ultimate beneficial owner). In bepaalde gevallen kan blijkens de nota naar aanleiding van het verslag UBO-register namelijk ook bij een lager percentage dan 25% sprake zijn van een UBO, bijvoorbeeld als op grond van contractuele verhoudingen de bevoegdheid bestaat om het bestuur te benoemen of te ontslaan.

Indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen UBO (een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit) is achterhaald, of indien er enige twijfel bestaat of een dergelijk persoon de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft, dan wel de natuurlijke persoon is voor wiens rekening een transactie wordt verricht, dan kwalificeert als UBO de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de (personen)vennootschap/rechtspersoon. Voor de toepassing hiervan wordt onder hoger leidinggevend personeel uitsluitend verstaan: een of meer bestuurders in de zin van artikel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, of, in het geval van een personenvennootschap, een of meer vennoten, met uitzondering van een vennoot bij wijze van geldschieting als bedoeld in artikel 19, eerste lid, van het Wetboek van Koophandel. In het UBO-register zal dan dus wel een UBO (in het spraakgebruik ook wel “pseudo-UBO” genoemd) geregistreerd zijn, waarbij uit de in het register vermelde ‘aard’ van het belang door een ieder afgeleid kan worden dat dit hoger leidinggevend personeel betreft. Deze verduidelijking is met name relevant voor ANBI’s (algemeen nut beogende instellingen) en trustkantoren.

Geautomatiseerde controles
Naast een geautomatiseerde controle met de informatie die in het handelsregister is geregistreerd, zal bij opname van natuurlijke personen woonachtig in Nederland tevens een automatische controle worden gedaan met de gegevens in het BRP (Basisregistratie Personen). Verder voert de Kamer van Koophandel een controle uit op het onderbouwende document voor de aard en omvang van het gehouden economisch belang.

Wwft-instellingen krijgen mogelijk toegang tot aanvullende UBO-informatie
De Minister van Financiën heeft (mede namens de Minister van Justitie en Veiligheid en de Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat) aangegeven een adviesaanvraag ingediend te hebben bij de Autoriteit Persoonsgegevens, om Wwft-instellingen toegang te verlenen tot de aanvullende gegevens in het UBO-register, alsook het gebruik van het BSN-nummer en toegang tot de gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP, voorheen genoemd Gemeentelijke Basisadministratie, GBA). Wanneer deze instellingen toegang zou worden verleend tot de aanvullende informatie, dan zou de effectiviteit van deze poortwachters (en hun terugmeldplicht) vergroot moeten worden. Overigens is eveneens verduidelijkt dat na een terugmelding door een Wwft-instelling, de Kamer van Koophandel de woorden “in onderzoek” zal vermelden in het UBO-register.

Wat gebeurt er als de verplichtingen voortvloeiend uit het wetsvoorstel niet worden nageleefd?
In de eerste 18 maanden na inwerkingtreding van de registratieplicht schrijft de Kamer van Koophandel alle vennootschappen en andere juridische entiteiten aan met het verzoek tot inschrijving van de UBO’s. Dit zal gefaseerd en per type entiteit gaan om de verwerking van registraties goed te kunnen laten verlopen. Als een aanschrijving niet tot registratie leidt, stuurt de Kamer van Koophandel één aanmaning. De Kamer van Koophandel levert aan het BEH (het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst) alle benodigde informatie aan van de entiteiten waarvan de UBO’s na 18 maanden niet geregistreerd staan in het handelsregister. BEH kan vervolgens nog één aanmaning sturen. Indien hier niet op wordt gereageerd, kan BEH onderzoek doen en zo nodig overgaan tot handhavend optreden. Op grond van het duale sanctiestelsel kan BEH processen-verbaal opmaken (die voor de strafrechtelijke handhaving naar het Openbaar Ministerie worden doorgeleid voor de afdoening ervan) en beschikkingen voor een boete en/of last onder dwangsom opleggen (voor de bestuursrechtelijke handhaving).

UBO-registers in andere EU lidstaten
Op grond van AMLD5 zijn alle EU-lidstaten verplicht om de basis UBO-informatie publiek toegankelijk te maken in hun nationale UBO-registers. Sommige jurisdicties (waaronder niet Nederland) hebben reeds AMLD4 geïmplementeerd, waardoor een register met UBO-informatie reeds is gevormd maar waarin de voornoemde informatie niet publiek toegankelijk is. Deze EU-lidstaten zijn onder AMLD5 verplicht uiterlijk op 10 januari 2020 deze informatie alsnog publiek toegankelijk te maken.

Intern register moet ‘regelmatig’ worden bijgehouden
Naast de verplichtingen die verband houden met het UBO-register, moeten vennootschappen en andere juridische entiteiten een intern (niet-openbaar) register bijhouden onder voornoemd wetsvoorstel. Dit register moet regelmatig worden bijgehouden, waarmee blijkens de nota naar aanleiding van het verslag bedoeld wordt dat de gegevens op orde moeten zijn, zodat de belastingautoriteiten altijd actuele gegevens over de laatste stand van zaken van de uitkeringen kunnen verkrijgen.

Urgent voor vennootschappen en andere juridische entiteiten opgericht of aangegaan vanaf (naar verwachting) 10 januari 2020
Na inwerkingtreding van het wetsvoorstel zal bij oprichting van vennootschappen en andere juridische entiteiten het registreren van de UBO(‘s) als voorwaarde gelden om een KvK-nummer te kunnen krijgen.

Wanneer treedt het UBO-register in werking?
Het UBO-register moet uiterlijk op 10 januari 2020 zijn geïmplementeerd. Vennootschappen en andere juridische entiteiten die ten tijde van het in werking treden van het wetsvoorstel zijn ingeschreven in het handelsregister of waarvan al opgave is gedaan ter inschrijving in het handelsregister, hebben een termijn van 18 maanden na inwerkingtreding van het wetsvoorstel om aan hun verplichtingen te voldoen. Ingeval een dergelijke vennootschap of andere juridische entiteit wordt opgericht/tot stand komt na de inwerkingtreding van het wetsvoorstel, moet de UBO-informatie binnen 8 dagen worden geregistreerd (gelijktijdig met de reeds vereiste registratie in het handelsregister).

Hoe kunnen wij helpen?
Buren kan u helpen bij vragen over de nieuwe verplichtingen die door het wetsvoorstel (na inwerkingtreding) worden opgelegd. Wij kunnen u onder andere helpen met het UBO-identificatieproces, met het registreren of wijzigen van UBO-informatie in het UBO-register evenals het verzoek aan de Kamer van Koophandel tot het afschermen van UBO-informatie. In Luxemburg doen wij dat al sinds de Luxemburgse wet die een soortgelijk register introduceerde, werd gepubliceerd op 15 januari 2019.