Nederlandse regering kondigt introductie UBO-register aan

Inleiding
Vorig jaar (op 2 februari en 25 april) hebben we u geïnformeerd over de beoogde invoering van een register voor uiteindelijke belanghebbenden (ultimate beneficial owner, afgekort UBO) in Nederland (het “UBO-register”), ter implementatie van Richtlijn (EU) 2018/843 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2018 tot wijziging van onder meer Richtlijn (EU) 2015/849 inzake de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld of terrorismefinanciering.

Vorige week, op 4 april, is het wetsvoorstel inzake de introductie van het UBO-register in Nederland, beter bekend als de ‘Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten’ (het “Wetsvoorstel”) gepubliceerd. 

Wie betreft het?
Ten aanzien van de volgende vennootschappen en andere juridische entiteiten, opgericht/tot stand gebracht naar Nederlands recht, zal informatie omtrent UBO’s moeten worden geregistreerd in het UBO-register:

• besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (B.V.) en naamloze vennootschappen (N.V.), niet zijnde een vennootschap die als uitgevende instelling is onderworpen aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in richtlijn nr. 2004/109/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 december 2004 betreffende transparantievereisten die gelden voor informatie over uitgevende instellingen waarvan effecten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten en tot wijziging van Richtlijn 2001/34/EG (PbEU 2004, L 390) (de “Richtlijn Transparantie”), dan wel aan vergelijkbare internationale standaarden, met inbegrip van een 100 procent dochtermaatschappij van een dergelijke vennootschap;
• Europese naamloze vennootschappen (SE), statutair gevestigd in Nederland;
• Europees economisch samenwerkingsverbanden (EESV);
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE), statutair gevestigd in Nederland;
• alle vormen van stichtingen, verenigingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid die een onderneming drijven, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen; 
• maatschappen, vennootschappen onder firma (v.o.f.) en commanditaire vennootschappen (C.V.); en
• rederijen,

hierna gezamenlijk te noemen: “ondernemingen en andere juridische entiteiten”.

Op basis van het Wetsvoorstel zullen ondernemingen die niet (meer) in Nederland zijn gevestigd en die toebehoren aan een naar Nederlands recht tot stand gekomen maatschap, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap of rederij, (opnieuw) verplicht zijn tot inschrijving in het handelsregister en informatie omtrent hun UBO(‘s) te registreren. 

Informatie over de UBO’s van fondsen voor gemene rekening hoeft niet te worden geregistreerd in het UBO-register, echter zal binnenkort een ander wetsvoorstel (inzake de introductie van een register van uiteindelijke belanghebbende van trusts en soortgelijke juridische constructies) worden gepubliceerd en dergelijke fondsen zullen binnen de reikwijdte van dit register vallen. Het register voor trusts en soortgelijke juridische constructies kent een langere implementatietermijn, namelijk tot 10 maart 2020.

Buitenlandse rechtspersonen (waaronder die welke zijn opgericht/tot stand gekomen naar het recht van Bonaire, Saba en Sint Eustatius) zijn niet verplicht om informatie in het UBO-register te registreren, ongeacht of dergelijke rechtspersonen hun hoofd- of nevenvestiging in Nederland hebben. Op grond van de EU richtlijn ziet de registratieverplichting immers alleen op in Nederland opgerichte/tot stand gekomen vennootschappen of andere juridische entiteiten. Onder meer publiekrechtelijke rechtspersonen, kerkgenootschappen, verenigingen van eigenaars (VvE), eenmanszaken en informele verenigingen die geen onderneming drijven, hoeven geen UBO-informatie niet te registreren in het UBO-register.

Er wordt geen uitzondering gemaakt voor algemeen nut beogende instellingen (ANBI’s). 

Wie kwalificeert als UBO?
De UBO is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit. Er kan meer dan één UBO zijn. Overeenkomstig het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, worden ten minste de volgende natuurlijke personen als een UBO beschouwd: 

• in het geval van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een naamloze vennootschap, niet zijnde een vennootschap die als uitgevende instelling is onderworpen aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in de Richtlijn Transparantie, dan wel aan vergelijkbare internationale standaarden, met inbegrip van een 100 procent dochtermaatschappij van een dergelijke vennootschap: natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap, via (i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van de aandelen, van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap, met inbegrip van het houden van toonderaandelen, of (ii) andere middelen, waaronder de voorwaarden voor consolidatie van een jaarrekening, bedoeld in artikel 406, in samenhang met de artikelen 24a, 24b en 24d, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; 
• in het geval van een overige rechtspersoon (kerkgenootschappen uitgezonderd): natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon, via (i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van het eigendomsbelang in de rechtspersoon, (ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25 procent van de stemmen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de statuten van de rechtspersoon, of (iii) het kunnen uitoefenen van feitelijk zeggenschap over de rechtspersoon; 
• in geval van een personenvennootschap: natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de personenvennootschap via (i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van het eigendomsbelang in de personenvennootschap, (ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25 procent van de stemmen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap, of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer, voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is voorgeschreven, of (iii) het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de personenvennootschap. 

Deze opsomming is louter illustratief en niet limitatief. Indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen, hiervoor bedoeld, is achterhaald, of indien er enige twijfel bestaat of een dergelijk persoon de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft, dan wel de natuurlijke persoon is voor wiens rekening een transactie wordt verricht, de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de (personen)vennootschap/rechtspersoon.

Welke informatie moet in het UBO-register worden opgenomen en voor hoelang?
De volgende informatie over een UBO is in beginsel publiek toegankelijk in het UBO-register:

• naam;
• geboortemaand en -jaar;
• woonstaat;
• nationaliteit; en 
• de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang.

Met betrekking tot de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang, zal gewerkt worden met bandbreedtes van meer dan 25% tot 50%, van 50% tot 75% en van 75% tot en met 100%. Er zullen geen geldbedragen bij staan. Bij algemene maatregel van bestuur wordt dit uitgewerkt.

De hiernavolgende aanvullende gegevens zullen, als waarborg voor de bescherming van de privacy van de UBO’s, alleen toegankelijk zijn voor de bevoegde autoriteiten en de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland), die in dit verband een geheimhoudingsplicht kennen:

• geboortedag, -plaats en -land;
• adres;
• indien dat is toegekend het burgerservicenummmer (BSN), en – indien dat is toegekend door de woonstaat van de UBO – een buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• afschrift van documentatie op grond waarvan de identiteit van de UBO is geverifieerd; en
• afschrift van documentatie waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft en waarmee de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang wordt aangetoond.

Om privacy redenen krijgen organisaties die wettelijk verplicht zijn om UBO-informatie voor KYC-doeleinden op te vragen (meldingsplichtige instellingen) geen toegang tot deze aanvullende gegevens, hetgeen eveneens geldt voor journalisten, onderzoekers en maatschappelijke organisaties.

Alle registers van uiteindelijk belanghebbenden binnen de Europese Unie moeten worden gekoppeld via het bij artikel 22, lid 1, van Richtlijn (EU) 2017/1132 van het Europees Parlement en de Raad ingestelde Europees centraal platform. De UBO-gegevens moeten minimaal 5 jaar en maximaal 10 jaar na het schrappen van de vennootschap of andere juridische entiteit uit het register toegankelijk blijven via de nationale registers en via het systeem van gekoppelde registers. Het kabinet is voornemens daarbij te kiezen voor een termijn van 10 jaar na uitschrijving van de in Nederland opgerichte vennootschap of andere juridische entiteit uit het UBO-gedeelte van het handelsregister. Gelet op het doel van de richtlijn is het, in het bijzonder voor de bevoegde autoriteiten en de Financiële inlichtingen eenheid, van belang dat de historische gegevens betreffende een uiteindelijk belanghebbende gedurende een zo lang mogelijke periode voorhanden zijn. Onderzoeken naar witwassen, de daaraan ten grondslag liggende delicten, en het financieren van terrorisme zien op gebeurtenissen in het verleden. Historische informatie over uiteindelijk belanghebbenden kan daarbij een belangrijke rol spelen.

Hoe moet de informatie van de UBO in het UBO-register worden opgeslagen?
Er wordt in eerste instantie voorzien in een separaat register van uiteindelijk belanghebbenden dat wordt gekoppeld aan het handelsregister. Als het project ‘Kern Gezond’ bij de Kamer van Koophandel is afgerond, zal de UBO-informatie integraal onderdeel gaan uitmaken van het handelsregister. Zij die na inwerkingtreding van het Wetsvoorstel verplicht zijn om de UBO-informatie te registreren, kunnen dit naar verwachting doen door middel van het invullen van papieren formulieren. Naar verwachting zullen notarissen dat namens hen elektronisch kunnen doen (vergelijkbaar met de wijze waarop informatie momenteel in het handelsregister wordt geregistreerd). De Kamer van Koophandel heeft bevestigd dat zij ondernemingen en andere juridische entiteiten zal benaderen over de registratie, uiteraard voor zover zij weten van het bestaan van dergelijke ondernemingen en andere juridische entiteiten.

Wie heeft toegang tot het UBO-register?
De basis UBO-informatie is openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten (zoals de Belastingdienst, het Openbaar Ministerie en diverse toezichthoudende instanties, waaronder DNB, AFM en BFT) en de Financiële inlichtingen eenheid kunnen UBO-gegevens, gerangschikt op natuurlijke personen inzien. Meldingsplichtige instellingen alsmede een ieder kunnen niet op natuurlijke personen zoeken, maar uitsluitend op de naam van de vennootschap of andere juridische entiteit.

In alle gevallen moeten degenen die toegang vragen tot informatie uit het UBO-register, een kostendekkende vergoeding betalen aan de Kamer van Koophandel. Een dergelijke vergoeding moet worden betaald voor elke vennootschap of andere juridische entiteit waarvan de UBO-informatie wordt gevraagd. Zij die toegang vragen tot informatie uit het UBO-register, zullen zich moeten registreren bij de Kamer van Koophandel.

De meeste partijen die het UBO-register zullen raadplegen, hebben aldus toegang tot beperkte informatie. Het kabinet is voornemens om afscherming mogelijk te maken van de gegevens die voor iedereen toegankelijk zijn (naam, geboortemaand en –jaar, woonstaat en nationaliteit), met uitzondering van de aard en omvang van het door de UBO gehouden belang (weergegeven in de eerder genoemde bandbreedtes, waar het gaat om percentages aandelen, stemrecht of eigendom). Laatstgenoemd gegeven zal niet worden afgeschermd omdat dit geen gegeven betreft dat direct herleidbaar is tot een natuurlijke persoon. De afscherming zal niet gelden voor kredietinstellingen en financiële instellingen, alsmede notarissen, wanneer zij toegang vragen tot deze informatie. 

De UBO kan een verzoek tot afscherming van zijn UBO-informatie indienen bij de Kamer van Koophandel. Hij zal daarbij moeten aantonen dat één van de hieronder genoemde situaties aan de orde is: 

• blootstelling aan een onevenredig risico;
• een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie;
• minderjarigheid; of
• andersoortige handelingsonbekwaamheid. 

Het besluit van de Kamer van Koophandel op een verzoek tot afscherming van de UBO-informatie is een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht, waar bezwaar en beroep tegen open staat.

Om het regime effectief te laten zijn, is het wenselijk dat de UBO-informatie niet openbaar is tijdens de periode die nodig is om de UBO in staat te stellen een verzoek in te dienen, de Kamer van Koophandel om daarover te besluiten en – indien het verzoek wordt afgewezen – bezwaar en beroep af te handelen. Het hierboven beschreven afschermingsregime zal worden uitgewerkt in het Handelsregisterbesluit 2008.

Het register voor trusts en soortgelijke juridische constructies zal naar verwachting niet openbaar toegankelijk zijn, alleen personen die kunnen aantonen een legitiem belang te hebben, zullen naar verwachting toegang krijgen tot informatie die is geregistreerd in het register voor trusts en soortgelijke juridische constructies.

Welke verplichtingen worden opgelegd?

(Bestuurders/eigenaars van) ondernemingen en andere juridische entiteiten
Degene aan wie de vennootschap of andere juridische entiteit toebehoort of ieder der bestuurders of – als die er niet zijn – degene die met de dagelijkse leiding is belast, is verplicht tot het doen van de inschrijving van de UBO-informatie, deze informatie dient te allen tijde juist en volledig te zijn ingeschreven.

Verder moet de verplichting voor ondernemingen en andere juridische entiteiten om UBO-informatie te registreren in het UBO-register duidelijk worden onderscheiden van de verplichting om, in een intern en niet-openbaar register, de volgende UBO-informatie in te winnen en bij te houden:

• naam;
• volledige geboortedatum;
• geboorteland;
• adres (inclusief woonstaat);
• nationaliteit;
• indien dat is toegekend het burgerservicenummmer (BSN), en – indien dat is toegekend door de woonstaat van de UBO - een buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• afschrift van documentatie op grond waarvan de identiteit van de UBO is geverifieerd;
• de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang; en
• afschrift van documentatie waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft en waarmee de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang wordt aangetoond.

De verplichting tot het inwinnen en bijhouden van UBO-informatie in een intern en niet-openbaar register geldt voor de volgende vennootschappen en andere juridische entiteiten:

• besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid of naamloze vennootschappen, niet zijnde een vennootschap die als uitgevende instelling is onderworpen aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in de Richtlijn Transparantie, dan wel aan vergelijkbare internationale standaarden, met inbegrip van een 100 procent dochtermaatschappij van een dergelijke vennootschap;
• Europese naamloze vennootschappen (SE), statutair gevestigd in Nederland;
• Europees economisch samenwerkingsverbanden (EESV);
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE), statutair gevestigd in Nederland;
• coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, verenigingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid, vereniging van eigenaars, kerkgenootschappen, overige privaatrechtelijke rechtspersonen, stichtingen, maatschappen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma; en
• rederijen.

Tot slot ziet het Wetsvoorstel tevens op een nieuw artikel 290 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Deze bepaling specificeert dat het bestuur van een stichting verplicht is alle begunstigden, die een uitkering krijgen van 25% of minder van de uitgekeerde bedragen in een bepaald boekjaar, in een register in de eigen administratie op te nemen. Van begunstigden van een stichting die een uitkering krijgen van meer dan 25% van het uitgekeerde bedrag moet op basis van dit wetsvoorstel en de uitwerking in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 informatie door de stichting worden ingewonnen en bijgehouden en centraal worden geregistreerd als uiteindelijk belanghebbende. Artikel 290 BW regelt slechts de registratie van alle andere begunstigden niet zijnde een UBO van een stichting, in een intern en niet-openbaar register. Het is niet noodzakelijk dezelfde gegevens bij te houden en te bewaren als de gegevens die voor uiteindelijk belanghebbende moeten worden ingewonnen en bijgehouden. De stichting moet slechts in een register de namen, de adressen en het uitgekeerde bedrag bijhouden van begunstigden aan wie in een bepaald boekjaar een uitkering is gedaan.

UBO’s
Ten aanzien van UBO’s is een meewerkverplichting opgenomen: een uiteindelijk belanghebbende wordt verplicht om de vennootschap of andere juridische entiteit alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is om te voldoen aan de UBO-verplichtingen van die vennootschap of andere juridische entiteit.

Organisaties die wettelijk verplicht zijn om UBO-informatie voor KYC-doeleinden op te vragen 
Organisaties die wettelijk verplicht zijn om UBO-informatie voor KYC-doeleinden op te vragen, zoals advocatenkantoren en financiële instellingen, moeten bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie met een vennootschap of andere juridische entiteit dan wel een trust of een soortgelijke juridische constructie bewijs van registratie of een uittreksel uit het register met UBO-informatie verzamelen. Zij kunnen dus in het kader van dat cliëntenonderzoek stuiten op UBO-informatie die blijkt af te wijken van de UBO-informatie in het UBO-register. Wwft-instellingen zijn verplicht om elke geconstateerde afwijking in UBO-informatie te melden aan de Kamer van Koophandel.

Wat zijn de consequenties in geval van niet-naleving?
Niet voldoen aan bepaalde verplichtingen op grond van het Wetsvoorstel, zoals de verplichting tot het registreren van voornoemde UBO-informatie in het UBO-register, het inwinnen en bijhouden van UBO-informatie in het interne en niet-openbare register, of de eerder genoemde verplichting van UBO’s om vennootschap of andere juridische entiteit alle informatie te verschaffen die noodzakelijk is om te voldoen aan de UBO-verplichtingen van die vennootschap of andere juridische entiteit, kan worden bestraft met zowel administratieve als strafrechtelijke sancties.

Daarbij is van belang dat bij relatief eenvoudig te constateren en lichte overtredingen er in beginsel geen noodzaak is tot strafrechtelijke afdoening. Onder lichte overtreding van de norm wordt in beginsel verstaan het niet dan wel niet tijdig aanleveren van UBO-informatie. Deze overtreding is eenvoudig te constateren, waarbij de inzet van strafrechtelijke dwangmiddelen en opsporingsbevoegdheden niet vereist is. De afdeling economische handhaving van de Belastingdienst ("BEH"), is op dit moment belast met de handhaving van de verplichting tot inschrijving in het handelsregister. Voorgesteld wordt om het BEH ook te belasten met de handhaving van de verplichting tot het opgeven en inschrijven van UBO-informatie van vennootschappen en andere juridische entiteiten, na kennisgeving van de Kamer van Koophandel aan BEH dat de UBO-informatie niet, niet tijdig, of niet correct is geregistreerd danwel incompleet is.

Strafrechtelijke afdoening kan echter geïndiceerd zijn, indien verzwarende omstandigheden zich voordoen. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan het opzettelijk doorgeven van onjuiste UBO-informatie of een mogelijke combinatie met andere commune (fraude)delicten. In dergelijke (zwaardere) gevallen – waarbij ook vaak de inzet van strafrechtelijke dwangmiddelen en opsporingsbevoegdheden vereist is - dient het Openbaar Ministerie een beslissing te nemen over de (strafrechtelijke) afdoening. 

Niet-naleving van het Wetvoorstel kan, nadat het in werking is getreden, worden bestraft met gevangenisstraf, een taakstraf of een boete. Een last onder dwangsom kan, als herstelsanctie, in combinatie met een punitieve sanctie (bestuurlijke of strafrechtelijke boete) worden opgelegd.

Wanneer treedt het UBO-register in werking?
Het UBO-register moet uiterlijk op 10 januari 2020 zijn geïmplementeerd. Ondernemingen en andere juridische entiteiten die ten tijde van het in werking treden van het Wetsvoorstel zijn ingeschreven in het handelsregister of waarvan al opgave is gedaan ter inschrijving in het handelsregister, hebben een termijn van 18 maanden na inwerkingtreding van het Wetsvoorstel om aan hun verplichtingen te voldoen. Ingeval een dergelijke onderneming of een andere juridische entiteit wordt opgericht/tot stand komt na de inwerkingtreding van het Wetsvoorstel, moet de UBO-informatie binnen 8 dagen worden geregistreerd (gelijktijdig met de reeds vereiste registratie in het handelsregister).

Hoe kunnen wij helpen?
Buren kan u helpen bij vragen over de nieuwe verplichtingen die door het Wetsvoorstel (na inwerkingtreding) worden opgelegd. Wij kunnen u onder andere helpen met het UBO-identificatieproces, met het registreren of wijzigen van UBO-informatie in het UBO-register evenals het verzoek aan de Kamer van Koophandel tot het afschermen van UBO-informatie. In Luxemburg doen wij dat al sinds de Luxemburgse wet die een soortgelijk register introduceerde, werd gepubliceerd op 15 januari 2019.