Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPN) uitgesteld van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024

Grote werkgevers worden per 1 juli 2024 (was eerder 1 januari 2024) verplicht gegevens aan te leveren over woon-werk en zakelijk verkeer van hun werknemers. Het doel hiervan is werkgevers bewust te laten kiezen voor duurzame mobiliteit en daarmee broeikasgassen in het verkeer te reduceren. Dit initiatief vloeit voort uit het Klimaatakkoord en is verder uitgewerkt in het besluit “CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit” (Besluit). Wat houdt deze rapportageplicht in en wat betekent dit voor werkgevers?

Het Klimaatakkoord
Het Klimaatakkoord behelst onder meer de uitstoot van broeikasgassen tegen te gaan. Werkgevers kunnen hier een rol in spelen, bijvoorbeeld door werknemers thuis te laten werken of door ze met het OV, de fiets of een elektrische auto naar het werk te laten komen. In dat kader gaat er een rapportageverplichting gelden voor werkgevers.

Wat houdt de rapportageverplichting in?
De rapportageverplichting houdt in dat grote werkgevers ieder jaar verplicht moeten rapporteren over het totaal aantal gereisde kilometers door werknemers voor de organisatie, oftewel: de werk gebonden kilometers. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft in dit kader een digitaal formulier ontwikkeld dat door werkgevers moet worden ingevuld. De gegevens die verzameld en geregistreerd moeten worden betreffen onder meer: het woon-werk en zakelijk verkeer, de kilometers, het type vervoer en het type brandstof. Hierbij dient onderscheid te worden gemaakt tussen ritten met de auto, motorfiets, bromfiets/scooter, fiets/lopen en het openbaar vervoer. Alleen de ritten met een start- en/of eindpunt in Nederland dienen te worden meegenomen. Verder hoeft de werkgever geen vliegreizen of reizen per boot of schip te rapporteren.

Op basis van de verstrekte gegevens berekent het digitale platform van RVO de CO2-uitstoot automatisch. Na indiening van het formulier krijgt de werkgever een rapportage toegestuurd waarin wordt aangegeven waar de werkgever staat ten aanzien van het verduurzamen van de werkgebonden personenmobiliteit. Ook bevat de rapportage praktische tips voor de werkgever ten aanzien van het (verder) verduurzamen van de woon-werk- en zakelijke mobiliteit.

In mei 2023 heeft de overheid een handreiking beschikbaar gesteld voor werkgevers, waarin zij kunnen lezen hoe zij zich het beste kunnen voorbereiden op de rapportageverplichting. De handleiding bevat onder meer praktische tips en advies over het verzamelen van de benodigde gegevens.

Organisatie met 100 of meer werknemers
De rapportageverplichting geldt voor organisaties (ondernemingen of rechtspersonen) met 100 of meer werknemers  die een mobiliteitsvoorziening aan hun werknemers aanbieden (bijvoorbeeld een financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening voor woon-werkmobiliteit of zakelijke mobiliteit). Indien een werkgever geen enkele mobiliteitsvoorziening beschikbaar stelt aan haar werknemers, dan geldt de verplichting niet.

De peildatum voor het bepalen van het aantal werknemers is 1 januari van het jaar waarover wordt gerapporteerd. Het maakt daarbij geen verschil of het aantal werknemers door het jaar heen verandert. Om het totaal aantal werknemers van een organisatie te bepalen, worden de werknemers van alle vestigingen met hetzelfde KvK-nummer bij elkaar opgeteld. De definitie van “werknemer” is “degene die op 1 januari van het jaar waarover de werkgever rapporteert, op grond van arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling gehouden is tot het verrichten van ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon”. Gedetacheerden, uitzendkrachten en vrijwilligers vallen bijvoorbeeld niet onder het begrip “werknemer”.

Ingangsdatum
De ingangsdatum van het Besluit is uitgesteld van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024. Dat heeft de ministerraad zeer recent besloten. Uiterlijk 30 juni 2025 dienen grote werkgevers de gevraagde gegevens over 2024 in te dienen, en zij doen er in dit verband goed aan hun administratie tijdig op orde te brengen. Alle organisaties, ook die met minder dan 100 werknemers, mogen nu al vrijwillig gegevens indienen.

Normering
In 2026 evalueert het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat de CO2-reductie die in 2024 en 2025 is behaald. Als organisaties goed op koers liggen, blijft het bij rapporteren. Als het niet lukt, kan vanaf een wettelijke norm worden ingesteld waarmee slimmer en zuiniger reizen kan worden afgedwongen.

Dit artikel is geschreven met dank aan onze collega, Emma Daramaja.